现在白领每天都要面对几十甚至上百的文件任务,忙的不可开交,看看办公桌上堆满了各种的纸质文件,合同,发票,报告等等,还有自己的茶杯、笔的各种工具,看起来办公桌是一塌糊涂啊。再看看我们的电脑也是,桌面上堆满了各种文件文件夹,也分不清主次,文件夹中也是各种文件没有条理的堆着,这一方面影响我们工作时的心情,看到乱七八糟的文件,心情可能好不到哪里,另一方面影响我们的工作效率,在我们需要某个文件的时候,我们必须在毫无头绪的文件中翻找,工作效率低下。今天就跟大家分享五个超级整理术,使你告别忙乱,轻松、整洁、高效的工作。
一、整理的目的
首先我们要明确整理的目的就是要提升效率,这是我们的目标,我们不是为了整洁美观而整理,我们是要在我们需要是能够高效的找到我们要的东西。从另一个角度来说,我们的工作可以分为两种类型,一种是操作性的工作,另一个中是创造性的工作,目标是尽量能高效找到工具完成操作性的工作,为创造性工作提供更宽松时间和空间。
二、五大整理方法
针对办公桌
1、及时丢弃不用的纸质文件、书、工具等。
这样有用的东西才能被快速找到,有很多人总是不愿意丢弃物品,总是舍不得,总觉得以后还有用,但根据统计半年以上不用的文件和书,基本上这辈子再用和看的可能性不大了。所以如果确定不会用了,果断扔了吧,为新的东西腾出地方。
2、对文件进行归类
大的可以分为已经处理完的文件和正在处理中的文件,然后对已经处理完的文件,可以安装时间,公司、项目等类别进行一个整理,这样在你需要一个文件时可以快速找到它。
3、用后归还
这个方法非常有用,我们往往找不到东西,就是因为用完后没有放回原处。用后归还还能够使你养成整理的习惯,因为你要归还,你就有个放物品的原则,比如钥匙放在第一个抽屉了等等。所以不管多着急,记得用过的物品放回原来的位置吧。
针对电脑里面的文件
4、电脑的桌面不应该超过10个文件夹
最好只放正在办理的文件,办理完成的文件及时的分类存储。
5、文件要起好名
这个非常重要,如果文件的名字起得好的话,找到你想要的文件易如反掌,这里有两个起名字技巧,一是加上日期,二是加上关键词,这样有利于找到想要的文件。
6、最后一个方法是,一定要定期进行整理
养成习惯,相信只要整理就会提高效率,开始的时候可以先易后难,不要苛求自己,不要追求完美,只要提高了效率就好。
相信大家多整理一定会有收获,提升了效率的同事,也能节省时间,还可以使得我们的大脑更加的轻松和灵光。
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