行政管理存在是为了公司内部关系。所有的公司都是人组成的,所以公司内部有着各种各样的人,相互之间的关系决定着一个公司的盛衰。关系密切的一群人,是死士。关系浮浅的一群人,只是相逢过肩。
行政管理的目标,是让一群陌生的人在一个规则下,能以共同的目标为基础完成各自的任务。军人是打仗,公司其实差不多,所以将内部关系理顺是做品牌的基础中的基础。内部关系最重要的部分是沟通,上下级之间,平级之间,沟通的渠道有哪些,有没有适合各种人群的沟通渠道?比如电子商务时代,公司内部可不可以设一个论坛。把公司里员工发的不同论文,不同意见,文学见解放到这个论坛上去,达到人们相互间的论点交锋。这是一种沟通。
所以公司行政管理,其实管理了两样东西,一是时间,二是人们相互间如何处理关系——说到底是人们如何沟通,并通过沟通达成各种深浅不同的关系。
管理时间的规则是许多创业型公司都有的:
1、考勤及请假制度,2、日常工作计划制定和实施,3、目标分解并下达等等。
但对于沟通制度方面的管理就有些欠缺,很多创业公司沟通渠道从上往下比较随意,从下往上就不是很多,有些公司的创业者,喜欢偏听旁信,还有一些批阅公文,但往往也导致员工们最后没有办法达成向上沟通的结果。所以一个公司一定要有几个制度:
1、会议制度,2、汇报制度,3、管理制度。
另外如文件管理、合同管理等方面其实也是沟通方面的规范,为日后处理某些意见和见解上可能出现的问题而做的档案等。
会议怎么分类?主要解决什么问题?
层次上可分为决策类、日常工作协调类、例会类。比较高层的包括预算开支方面的决策、战略选择、重大人事的调整。按时间分,年度大会、月度会议、周、以及临时性的会议。会议是一个公司沟通的重要渠道,所以要合理并且做详细规定。既不能听一些很随意的人说会议要少,也不能会议依赖症。
关于管理制度,在信息技术飞速发到的背景之下,管理如果不能跟上时代的脚步,注定是落后的,合理运用先进的信息技术,辅助行政管理工作,是必须的。以寄件管理为例,不借助信息技术辅助的传统寄件流程大多繁冗复杂,行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上,员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦,而领导则不满寄件成本消耗和费用分析,一件看起来不大的事情,想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件,未尝不是一个好选择。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理,员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据,你会发现,整套流程下来其实特别便捷,摆脱了传统寄件的枷锁,审批杜绝员工私件公寄;一站式数据存储,方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算;实现寄件管理线上化、数据化、智能化。
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